Gestion des priorités : les règles à suivre pour gagner en efficacité

Une bonne gestion des priorités constitue le seul moyen d’échapper à la tyrannie de l’urgence. Effectivement, quand les tâches s’amoncellent, bon nombre de leaders ont l’impression que lorsqu’ils viennent d’en liquider une, deux autres viennent s’ajouter à la liste. C’est pour cela qu’en termes d’efficacité, il ne faut pas hésiter à être plus sélectif.

Evidemment, cela passe par une hiérarchisation des priorités. Dans le monde de l’entreprise, la gestion des priorités relève même d’une compétence qu’il faut savoir cultiver. Pourquoi et comment ? On vous dit tout dans cet article.

En quoi la gestion des priorités est-elle importante ?

Entre les différents imprévus, leurs abondantes charges de travail et les urgences, les managers peinent à sortir la tête du guidon pour avoir le recul nécessaire. Quand bien même ils veulent bien faire, il leur faut se concentrer sur l’essentiel. Pour cela, il leur incombe de faire le tri entre leurs différentes priorités. C’est la clé pour avoir une marge de manœuvre, nécessaire à une meilleure gestion de l’imprévu.

Savoir gérer ses priorités limite également les gaspillages de temps à l’accomplissement des tâches qui n’ont pas besoin de l’être, ou pouvant être déléguées. Savoir structurer son travail permet de prendre les difficultés à bras-le-corps en évitant de tomber dans le piège de la procrastination.

Au final, cette démarche ne peut qu’être bénéfique, sachant qu’on travaille plus sereinement, loin du stress. Savoir gérer ses priorités constitue un excellent rempart contre les tergiversations, et permet de se rendre plus disponible pour soi d’abord, et pour ses collaborateurs ensuite.

Méthodes applicables pour une meilleure gestion des priorités

Différents outils et méthodes ont été mis au point pour aider les dirigeants d’entreprise à mieux gérer leur temps et, de fait, leurs priorités. Dans les grandes lignes, elles consistent en :

L’identification de toutes les tâches

Relevez toutes les tâches à faire, tous les niveaux d’urgence et d’importance compris.

L’analyse des tâches

Il s’agit ensuite d’analyser tous les items afin de les classer, cette fois, par degré d’importance. L’idée est de définir ceux qui sont inutiles, ceux que vous pouvez déléguer et ceux que vous pouvez faire vous-même. Tout cela, en tenant compte du temps imparti pour leur réalisation. La délégation des tâches est souvent utile. Notamment quand vous savez pertinemment que vous ne disposez pas d’assez de temps pour les faire.

L’action

Une fois les priorités définies, on peut d’ores et déjà s’atteler rapidement à celles qui sont plus urgentes tout en veillant à s’en tenir à ce plan de priorité.

Le suivi

Avoir un œil sur l’avancée des projets en faisant le point régulièrement permet de réajuster le plan d’action en fonction de l’évolution des priorités. Cependant, quand bien même les approches se multiplient en matière de gestion des priorités, rien ne peut être accompli sans une réelle volonté et de la rigueur de la part de chacun.

3 règles pour parfaire la gestion des priorités

Il est évident que les entreprises ont toujours pour objectif de gagner en efficacité. Pour cela, il est possible de combiner les outils à quelques règles qui ne sont pas sans rappeler quelques lois connues.

La loi de Parkinson sur l’extensibilité du travail

D’après cette loi, le travail étant extensible n’est pas sans conséquence sur l’organisation du temps. Autrement dit, si une tâche est prévue pour 2 heures, son accomplissement va se poursuivre indéfiniment. Et ce, jusqu’à ce qu’au final, ce temps imparti soit écoulé. Afin que la tâche en question ne prenne plus de temps qu’il n’en faut, l’auteur de cette loi préconise une planification au plus juste. Ce qui revient à réduire le temps d’accomplissement d’une tâche pour s’en tenir à l’essentiel.

La loi de Sune Carlson sur le côté contre-productif de l’interruption des tâches

Cette loi s’inspire d’une constatation de cet économiste, qu’il a pu tirer de son étude portant sur le travail des cadres. D’après son analyse, il s’avère que les dérangements rencontrés par ces dirigeants lors de l’exécution de leur tâche ont grandement joué en défaveur de leur efficacité, ainsi que de leur productivité. Ce qui l’a mené à une conclusion.

Le fait de morceler le travail implique plusieurs temps de préchauffage. C’est aussi le  cas lorsqu’on est contraint de s’interrompre dans la réalisation des tâches, ou que l’on doive faire plusieurs tâches simultanément. Ce qui va constituer une perte de temps. Le mieux est de regrouper les tâches similaires et de les faire d’une traite. Cela permet de mieux gérer ses priorités. Parallèlement, il faut aussi savoir prendre des mesures drastiques pour éviter tout ce qui a trait à nous distraire (notifications mails, réseaux sociaux, etc.)

La loi de Pareto ou la loi du 80/20 

Elle joue aussi en faveur d’une meilleure gestion du temps et des priorités. Notamment, en choisissant d’épouser son principe de minimum de cause, beaucoup d’effet. Cette loi démontre effectivement que, loin de nos logiques quantitatives, il est possible d’avoir des résultats sans nécessairement devoir en faire trop.

En bref, cette règle de l’efficacité préconise dans une démarche d’une meilleure gestion des priorités, de réduire les actions à mener. Il en est de même pour la quantité de travail, afin d’être réellement focus sur l’essentiel. Cette méthode éprouvée a permis à bon nombre de dirigeants d’obtenir des résultats pour le moins probants.