Mieux organiser son bureau pour gagner en productivité

Organiser son bureau est essentiel à plus d’un titre. Au fil du temps, notre espace de travail se remplit de post-its non à jour, de diverses paperasses, et même de tasses sales, qu’avec tant de désordre, on peine à s’y retrouver. Or, l’état de notre environnement de travail, sur lequel nous passons plus de 8 heures de temps, influe immanquablement sur nos performances.

Nous gagnons donc à être efficace en faisant place nette sur notre espace professionnel. Parmi les nombreuses techniques, celles décrites ci-dessous ont fait leur preuve et font gagner en productivité.

En quoi un bureau mal organisé peut-il vous nuire ?

De la même manière qu’il nous est pratiquement impossible de nous concentrer dans un milieu bruyant, il en est ainsi pour un bureau en désordre. Nous perdons du temps à rechercher un dossier, une information, un matériel, etc.

Notre concentration ne peut être à son optimum, car tout ce que nous voyons aura tendance à accaparer notre attention et constitue, de ce fait, une source de distraction. A plus forte raison, il est difficile de garder sa motivation à travailler dans un environnement encombré d’accessoires, de post-its, de papiers, de livres etc.

Accomplir ses tâches dans un environnement mal organisé, mal aménagé, n’a rien d’inspirant et, de ce fait, nuit à la productivité.

Organiser son bureau avec la méthode des 5S

La méthode des 5S, tire son nom des termes japonais illustrant les 5 étapes qui la constituent. “Seiri” pour le fait de se débarrasser de tout ce qui n’est pas utile, “Seiton” pour ranger, “Seiso” pour nettoyer, “Seiketsu” pour maintenir l’ordre et “Shitsuke” pour Faire preuve de rigueur. Ces termes résument les actions à mener pour organiser efficacement son bureau.

A l’origine, cette méthode a été surtout pensée pour éradiquer les accidents liés ou ayant souvent lieu dans les ateliers de travail. Mais il a été démontré qu’elle pouvait s’appliquer dans les entreprises, et s’étend donc dans tous les secteurs et services. Y compris l’organisation des bureaux. A la clé, de meilleures conditions de travail (sécurité, efficacité).

Faire le tri 

On doit nécessairement passer par cette étape de tri pour bien organiser son bureau ou son espace de travail. Cela consiste à identifier tout ce qui est superflu et qui jonchent inutilement le bureau.

Il est évident que les éléments dont vous ne vous êtes pas récemment servi ou qui ne fonctionnent plus sont les premiers concernés. Une fois identifiés, vous pouvez les ranger ailleurs, dans un meuble de rangement ou un tiroir. Si vous avez des dossiers en cours, classez-les et rangez-les dans un espace dédié.

Les matériels et accessoires à réparer n’ont rien à faire sur votre bureau, et il convient de les replacer. Ayez à proximité une corbeille pour jeter tout ce qui ne vous sert plus. Attention toutefois à ne pas vous débarrasser de vos documents juridiques ou comptables. Ceux-ci sont à ranger, car ils peuvent encore vous servir, ayant un temps de conservation minimal.

Ranger

Organiser son bureau, cela passe aussi par le rangement. Il n’y a rien de plus énervant que de perdre du temps à chercher un dossier d’une importance capitale, et de ne pas pouvoir mettre la main dessus. C’est tout aussi bien le cas pour un simple stylo que l’on a malencontreusement noyé dans cette mer de paperasseries.

Un moyen très simple de contourner ce problème consiste à étiqueter de façon systématique tous les dossiers, et à les classer (par date, par matière), tout en veillant à ranger les choses où elles doivent l’être. Sinon, il est aussi possible de procéder par état d’avancement, par date d’échéance, par niveau d’urgence, etc.

Dans votre quête d’ordre, vous pouvez naturellement vous procurer les équipements nécessaires tels que des classeurs, des boîtes de rangement, ou d’autres accessoires comme un pot de stylos, des trieurs.

Le plus tôt on se met à ranger ce qui devrait l’être, plus facile sera le rangement. Autrement dit, la procrastination est l’autre ennemi à combattre pour optimiser le rangement.

Organiser son bureau : d’autres bonnes pratiques

Étant 2 facteurs d’ordre complémentaires, rangement doit rimer avec propreté. Aussi, le nettoyage est de mise lorsqu’on aspire à bien organiser son bureau. Cela offre une certaine crédibilité auprès de ses pairs, mais notamment de ses clients.

Pour terminer, même si c’est souvent relégué au détail, le fait d’aménager un environnement de travail inspirant, contribue aussi à accroître la productivité.

A cet effet, n’hésitez pas à placer des plantes sur ou près de votre bureau. Améliorant le bien-être, elles sont anti-stress de nature et vous font gagner en efficacité. Par ailleurs, le confort utile n’est pas exclu lors qu’on pense organiser son bureau. A défaut de lumière naturelle, équipez-vous d’une lampe, et gagnez en productivité en travaillant sur une chaise de bureau confortable.